Trouver un lieu idéal pour accueillir votre événement

salle d’une conférence

Lutte contre les pandémies, propositions des remèdes contre les maladies fréquentes, exposition des nouvelles découvertes scientifiques, lancement d’un nouveau vaccin … Les acteurs du monde médical et de l’industrie pharmaceutique ont régulièrement besoin de se réunir. Rassemblez les scientifiques dans un endroit favorable pour un colloque ou un congrès médical. 

Détecter les grandes salles disponibles

Le premier détail à régler pour un événement professionnel ? Le lieu. Passez quelques minutes devant l’écran de votre smartphone ou de votre ordinateur. En quelques clics, vous bénéficierez des meilleures propositions sur les salles de conférences et de congrès au sein de votre région. 

La taille de la salle d’une conférence scientifique ou d’un congrès médical dépend principalement de l’effectif des participants. Établissez la liste des intervenants ainsi que des invités. Un chiffre exact vous permettra de restreindre votre recherche. Concentrez-vous sur les complexes hôteliers qui disposent une salle de réception/de conférence. Il est également possible de louer une salle de cinéma ou encore un amphithéâtre lorsque les invités dépassent de 500 personnes.

Si vous souhaitez réunir des participants des quatre coins du monde, n’hésitez pas à organiser le congrès médical en dehors de votre zone d’activités. Pensez à voyager dans une autre région pour vous rapprocher des invités. Un endroit au bord de la mer ou au milieu de la nature verte serait intéressant. À vous de consulter les photos des espaces qui vous attirent. Il est important de demander les activités de loisirs accessibles auprès de la salle de votre choix : jardin, terrasse, piscine, terrain de sport, etc. 

Réserver le meilleur espace à prix raisonnable

Organiser un colloque scientifique ou un congrès médical nécessite un budget considérable. Il faut préparer une belle somme pour les points importants à prendre en charge. Pensez principalement au loyer de la salle de l’événement. Vous avez intérêt à repérer un propriétaire d’une salle de réception qui propose des tarifs négociables. N’hésitez pas à comparer les prix de la location des lieux qui peuvent accueillir votre événement. Les dépenses peuvent être importantes lorsque le congrès dure quelques jours. Vous aurez à couvrir les dépenses liées à l’hébergement, la restauration et le bien-être des participants, sans oublier les amusements sur place. Demandez un devis complet auprès d’un hôtel luxueux ou d’un espace loisirs de votre région. 

Une fois que vous avez pris votre décision, il convient de passer à la réservation. Mentionnez la date de votre conférence, congrès ou séminaire à l’avance. Côté restauration, préparez un menu sain et équilibré qui conviendra à tous les participants. Si vous souhaitez optimiser les résultats, pensez à une partie de barbecue à chaque soirée. Des idées intéressantes peuvent sortir avant que les personnels médicaux rejoignent leurs chambres. 

Contacter un organisateur en congrès médicaux

Le secteur de la médecine et de la pharmacie tient la première place dans l’organisation des congrès et conférences scientifiques. Grâce à une statistique évolutive tous les ans, de nombreux professionnels se concentrent dans la préparation et la coordination des événements des scientifiques. 

Si vous n’avez pas assez d’expériences dans la gestion de tous les détails importants, faites recours au service d’un organisateur de congrès médicaux. Cet expert s’occupera de la recherche du lieu idéal ainsi que de la planification de toutes les activités sur place.

Trouvez en ligne un organisateur fiable et expérimenté. Dès votre premier contact, vous profiterez des meilleures propositions sur toutes les étapes obligatoires dans la préparation de votre événement. En même temps, vous pouvez exposer les critères de votre choix. Discutez du budget que vous avez prévu afin d’avoir une idée sur les alternatives possibles. Programmez une visite des lieux proposés pour éviter les imprévus.