Publié le : 23 octobre 20234 mins de lecture
Classement, lecture régulière ou archivage, la gestion des différents documents peut rapidement devenir un problème pour l’entreprise, surtout en cas de volumes importants. Si beaucoup préfèrent encore utiliser les méthodes traditionnelles de gestion des documents, d’autres optent pour des techniques beaucoup plus efficaces qui ne coûtent parfois pas un centime ! Il peut s’agir de logiciels automatisés intuitifs ou de méthodes initiées par plusieurs professionnels. Dès à présent, adoptez une gestion documentaire efficace et performante grâce à ces multiples conseils en ligne. Si vous souhaitez en savoir plus, ce guide vous fournira toutes les informations dont vous avez besoin.
La norme DITA : une gestion documentaire de qualité !
Déjà utilisée par de nombreuses entreprises dans le monde, la gestion documentaire selon la norme dita continue de faire ses preuves aujourd’hui. Appelé » Darwin Information Typing Architecture « , c’est un logiciel automatisé initié par des étudiants américains qui va aider l’organisation dans la documentation technique. Du tri de tous les types de formats de documents à la classification, ce logiciel intelligent permet une meilleure optimisation de la gestion de tous les dossiers. Il est également étroitement lié au CCSM ou Component Content Management System, ce qui fait de cette application un système de gestion multi-contenus. Par ailleurs, Dita prévoit également plusieurs dispositions et normes universelles pour une meilleure documentation de tous les types d’entreprises.
Les utilisateurs de ces normes pourront non seulement gérer facilement leur contenu documentaire, mais aussi créer des documents techniques adaptés à leurs besoins. En tant que stockage de fichiers, cette application intelligente peut traiter des documents au format XML, RTF ou PDF. Si le format souhaité n’apparaît pas dans l’application, pas d’inquiétude, l’interface de Dita peut suggérer encore plus de formats de documents. En outre, visitez immédiatement ce site pour obtenir encore plus d’informations.
La gestion des documents pour une manipulation facile !
Que ce soit la norme dita ou d’autres, opter pour un logiciel ou une application de gestion de documents vous permet avant tout d’être mieux organisé. Pour ceux qui manipulent un grand volume de papiers ou de dossiers, ces logiciels sont incontournables pour organiser vos documents en fonction de leurs sources ou références. De plus, c’est une méthode plus que recommandée si vous voulez étudier vos documents de manière fréquente ou si vous voulez avoir un système de gestion beaucoup plus productif.
Les applications de gestion de documents telles que Dita offrent également des fonctionnalités supplémentaires qui assurent l’exportation de vos données stockées ou la distribution de vos fichiers à d’autres destinataires en toute simplicité. Outre le système de distribution, la bonne application garantit que les données de vos documents sont envoyées avec les normes requises. C’est pourquoi il faut à tout prix opter pour ce type d’application complexe et éviter de recourir à des logiciels simplistes, car certains de ces programmes n’offrent que de simples fonctions de base. Pour ceux qui ne sont pas très au fait de la gestion documentaire, plus d’un professionnel en ligne pourra vous guider et vous conseiller.
La gestion des documents : est-ce un gros budget ?
Sachez que le prix à payer pour faire gérer vos documents de manière automatique dépend uniquement du logiciel auquel vous avez souscrit et des fonctionnalités incluses ! Ainsi, les applications avec moins de fonctionnalités coûteront beaucoup moins cher que les logiciels intelligents, mais attention, vous risquez d’avoir un système moins performant. La gestion automatique peut aussi se faire par abonnement, à vous de choisir le bon prestataire en ligne. Par ailleurs, pour avoir encore plus d’idées sur le budget à consacrer à un logiciel de gestion documentaire ou Dita, demandez directement un devis gratuit via la bonne plateforme en ligne.