Comment planifier vos réunions ?

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Les managers sont supposés se démarquer du lot par leur capacité à organiser une réunion. Il s’agit d’un art auquel il ne peut se soustraire. En effet en plus d’assurer le management d’une équipe, les managers ont l’obligation de planifier une réunion impeccable. Ce qu’il faut c’est une base de communication managériale irréprochable, mais surtout un pilier d’intelligence sans oublier le sens de l’organisation.

Se fier aux meilleurs outils

Pour organiser une réunion, il n’y a rien de mieux que les outils de sondage en ligne notamment le doodle sondage. Depuis la création de l’événement jusqu’au rassemblement des invités ce sondage en ligne vous épaulera durant toute la démarche. Qui plus est grâce à des questionnaires en ligne, il vous sera possible d’arranger votre agenda et donc de trouver le moment idéal pour organiser votre réunion avec vos collaborateurs. Cependant, cet outil en ligne a été aussi conçu pour vous simplifier toutes vos  tâches au quotidien. Il a été en effet mise en place pour vous aider à bien gérer votre emploi du temps. C’est bien grâce à doodle que plusieurs personnes ont réussi à trouver une date et un horaire fixe pour une conférence. De même, il assure un partage rapide de votre emploi du temps auprès de vos collaborateurs dans l’objectif de faciliter la mise en place de votre conférence. De par cet outil de sondage en ligne, la planification de vos soirées et de la réunion sera plus pratique en fonction de la disponibilité de tous les invités. Tout pour vous dire que Doodle est l’outil leader en planification de conférences et de réunion. Si vous n’êtes toujours pas convaincu de son efficacité alors vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus.

Utiliser un sondage performant

Grâce au doodle sondage, il sera plus facile aux invités d’accorder son emploi du temps à celle de la réunion. Pour ce faire, il suffit de se rendre sur le site en ligne plus précisément sur la page d’accueil. Comme la raison de votre visite est d’organiser une conférence, vous allez cliquer sur l’onglet planifier un événement. La suite consiste à indiquer la nature de l’événement, sa description, le lieu où il prendra place sans oublier de mentionner votre nom et votre adresse e-mail. Après avoir complété la partie générale, poursuivez en cliquant sur “continuer”. De là, vous aurez accès à la page des horaires. Arrivée à cette étape vous serez en mesure de sélectionner la date et les horaires dans le calendrier en prenant la disponibilité de chaque collaborateur en compte. En effet, un choix illimité d’horaire et de date vous sera proposé. Mais si vous voulez personnaliser votre sondage en ligne alors il va falloir le configurer dans vos paramètres et sélectionner les options qui vous conviennent mieux. Dans le cas contraire, si vous n’avez rien à modifier alors il suffit de continuer.

Gérer le sondage de manière optimale

Après avoir sélectionné la date et l’horaire de la réunion qui sont susceptibles de convenir à tous, le site va vous communiquer l’adresse URL du sondage gratuit. À cette optique, vous pourrez partager cette URL à toutes les personnes qui sont concernées afin qu’elles puissent valider l’horaire  que vous avez choisi ou proposer une autre date qui leur convient mieux. Comme vous serez l’administrateur, le doodle sondage se chargera de vous notifier par e-mail les réponses de tous vos collaborateurs pour être à la page de la décision des invités. En fonction des réponses obtenues, il vous sera plus facile de réaliser le bilan du sondage en ligne et donc d’organiser sereinement votre réunion. Tout pour vous dire qu’il s’agit d’un outil ergonomique et gratuit qui vous fera gagner beaucoup de temps. Le plus impressionnant est que vous n’avez pas besoin de créer un compte ou vous inscrire à ce site pour profiter du sondage en ligne. Enfin, cela vous évitera le fait de devoir appeler tous les collaborateurs pour connaître leur emploi du temps, car en quelques clics vous allez pouvoir déterminer leur disponibilité et donc adapter la date de la réunion par rapport à ce fait.

Conduire une réunion correctement

Toutefois, la grande phase d’une rencontre professionnelle ne se limite pas au fait de trouver la date propice pour la mise en place de la réunion. Et pour cause lors de cette rencontre, le leader doit soigner ses gestes et ses méthodes de gestion. Ainsi, il doit arriver à l’heure et faire preuve de beaucoup de courtoisie en laissant chaque participant se présenter durant la réunion. Bien avant le commencement, il est dans le devoir du manager de rappeler l’ordre du jour et de poursuivre en mentionnant la fonction de chaque participant sans oublier de nommer un éventuel rapporteur. La suite consiste à amorcer les débats et à cadrer les échanges. En tant que manager, il faut absolument s’assurer que le sujet de conversation ne dérape pas. N’oubliez pas de laisser chaque participant s’exprimer et de faire en sorte que le temps de parole soit réparti de manière correcte. C’est ainsi que vous pourrez présider correctement vos réunions d’entreprise.